Kita pasti tidak awam dengan istilah SOP (Standard Operating Procedure) atau secara umum disebut prosedur. Tapi yang menjadi pertanyaan banyak organisasi adalah, “berapa prosedur yang saya butuhkan dan apa saja itu?”. Di dalam pelaksanaan suatu Sistem Manajemen secara khusus Sistem Manajemen K3 atau Lingkungan berapa prosedur yang dibutuhkan oleh organisasi ditentukan oleh seberapa banyak prosedur yang ditetapkan oleh standard Sistem Manajemen yang diimplementasikan dan prosedur lain yang oleh organisasi dibutuhkan untuk memastikan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen K3 atau Lingkungan.
Setiap standard Sistem Manajemen K3 atau Lingkungan mempunyai ketetapan jumlah Prosedur yang harus dimiliki suatu organisasi dalam mengimplementasikan, misalnya dalam OHSAS 18001:2007 dimana dipersyaratakan 12 prosedur wajib. Tetapi hal tersebut kontras berbeda pada saat organisasi ingin menerapkan ISO 45001:2018 atau ISO 14001:2015 dimana dalam persyaratan standard tidak ditetapkan prosedur yang diwajibkan. Dalam kedua standard tersebut tidak dipersyaratakan prosedur wajib, tetapi organisasi dipersyaratakn menetapkan beberapa proses untuk memastikan Sistem Manajemen berjalan efektif. Kemudian apa beda antara process dan prosedur? proses adalah satu set aktivitas yang saling terkait atau berinteraksi yang mengubah input menjadi output (ISO 45001:2018) sedangkan prosedur adalah cara tertentu untuk melakukan suatu kegiatan atau proses; Catatan :Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak (ISO 45001:2015). Sehingga untuk ISO 45001:2018 atau ISO 14001:2015 process tersebut dikembalikan kepada organisasi apakah akan dibuatkan suatu prosedur atau tidak.
Bagaimana suatu organisasi mengidentifikasi prosedur apa saja yang dibutuhkan (selain prosedur yang dipersyaratkan/ diwajibkan oleh standard Sistem Manajemen K3 atau LIngkungan) untuk memastikan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen K3 atau Lingkungan? Suatu Sistem Manajemen diterapkan dengan mengikuti hierarki Plan-Do-Check-Act, sehingga jumlah prosedur yng dibutuhkan organisasi supaya efektif bisa kita identifikasi dalam tahapan Plan. Tahapan Plan atau Perncanaan dalam Sistem Manajemen K3 diantaranya tahapan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian. sedangakan tahapan Perencanaan dalam Sistem Manajemen Lingkungan diantaranya terdapat tahapan identifikasi aspek lingkungan, identifikasi dampak dan penetapan pengendalian. Prosedur adalah salah satu hierarki dalam pengendalian risiko k3 atau dampak lingkungan, yaitu masuk dalam hierarki pengendalian administratif.